Mötesexperten Emilie Widarsson arbetar som samtalsledare och managementkonsult på Sound of the Crowd. För ADA bjuder hon på sina bästa tips på hur du får till möten som gör skillnad:

1. Lyssna
– Att tro att det viktigaste i ett samtal är att prata själv, är det vanligaste misstaget som görs, särskilt vid minde möten. Det allra viktigaste är att lyssna. Annars kan vi ju lika gärna prata med oss själva. Lyssna aktivt: utan att värdera eller analysera medan det sägs.

2. Se bortom stuprören
– I många verksamheter möts man sällan och pratar med varandra. Försök träffas för att få in nya gemensamma idéer, exempelvis när ni sätter upp verksamhetsmål. Tar man in fler perspektiv blir idéerna mer genomtänkta. Dessutom blir det större kraft i genomförandet när det är fler som har ett engagemang i målen man diskuterar.

3. Öva!
– Testa exempelvis att aktivt lyssna när ni har ett möte som inte är så känslomässigt laddat, för att få in sättet att tänka på. Det är svårt att tänka nytt i mötessituationer när mycket står på spel.

4. Förbered dig!
– Lägg en liten stund innan mötet på att ställa in dig på att lyssna aktivt. Och försök lösgöra dig från de läger som ofta finns. Fundera inför mötet på hur du kan föra fram din åsikt utan att använda dig av härskartekniker. Och se till att du är i ett läge där du är påverkbar – särskilt om du är en beslutsfattare som kallat till ett dialogmöte.

5. Konkretisera syftet
– Ett vanligt mötesmisstag är att det inte finns något tydligt syfte. Den som kallar till möte bör informera alla om varför vi möts. Och framförallt, vad vi förväntas åstadkomma. Var tydlig med hur stor påverkbarhet det finns i det som diskuteras. Möten utan möjlighet att påverka, informationsmöten, kan vara jättebra och viktiga, men man ska vara rak med vilken typ av möte det handlar om. Sveriges kommuner och landsting har tagit fram en jättebra delaktighetstrappa, som man kan titta på (länk nedan).

6. Tänk på målgruppen!
– Håll mötet på målgruppens villkor. De som du vill ska komma, vilken tid på dygnet passar dem bäst? Vilken möteslängd och form är bäst för att göra mötet tillgängligt för deltagarna? Det ökar förutsättningarna för att deras kompetens kommer fram på bästa sätt.

7. Glöm inte återkopplingen
– Ha förståelse för att människor lägger ner tid och energi för att vara med på ett möte. Får man då inte reda på vad konsekvenserna blir efteråt, och varför, så kan man känna sig ganska besviken. Det handlar om respekt.

8. Ha mänskliga möten
– Visa att du är mänsklig i möten. Om du blir sårad av en kommentar, för fram det lugnt och sakligt. När du inte förstår vad någon säger – be om förtydligande. Säg till om du gjort ett misstag istället för att gå i försvar för att skydda din prestige. Vi tror att vi ska vara perfekta i våra yrkesroller – men man kommer långt med nyfikenhet, sårbarhet och mod.

Bonustips från Emelie: Läs på!
– För den som vill veta mer om hur man skapar bra möten är de här länkarna nedan värda att besöka:

De olika nivåerna av delaktighet i möten (SKLs delaktighetstrappa) kan man läsa mer om här. I denna folder finns också en massa tips och tricks om hur man kan föra dessa olika former av dialog, här med fokus att prata om värderingar och annat "osynligt". Lättillgängligt och användbart!

Här kan man läsa mer om konflikthantering. Thomas Jordan som ligger bakom sidan är en guru på området, och väldigt läsvärd. Utdrag ur flera av hans artiklar och böcker finns på här, tillsammans med mycket annat.

Om någon är sugen på att att reflektera mer kring det här med värdet av att stå upp för sin sårbarhet och mänsklighet är den här filmen en bra startpunkt: