Struktören David Stiernholm reser nu land och rike kring och föreläser om hur man får något gjort. Annars skapar han ordning och reda där det saknas. Vi  tyckte det lät intressant och hörde av oss för att få reda mer om hur det funkar.

Hej, vad gör du David?
Jag har just ägnat dagen åt att på tu man hand träffa fyra nyblivna företagare som jag hjälpt formulera vision och konkreta mål för sina verksamheter

Vad gör egentligen en struktör?
En struktör hjälper andra få mer tid över till det som är viktigt genom att lära dem arbeta mer strukturerat i vardagen. Ömsom tar jag mig an hela avdelningar och grupper, ömsom hjälper jag personer på tu man hand (ofta chefer eller företagare). Det handlar t ex om hur de lätt kan hålla koll på allt de har att göra utan större ansträngning och hur de kan få gjort det de vill på enklast möjliga sätt.

 En särskild förmån med mitt jobb är att jag har glädjen att arbeta med så vitt skilda branscher och professioner. Det kan vara den grafiska formgivaren som driver egen verksamhet, det kan vara det börsnoterade IT-bolaget och det kan vara akutsjukvårdsöverläkarna i Norrbottens inland.

Vad är de vanligaste felen du stöter på i ditt arbete som struktör?
De vanligaste felen är definitivt:

a) Splittring - att man sprider ut noteringar om allt man har att göra på en massa olika ställen och att man lagrar sådan information (och papper) som man behöver ha kvar litet varstans, utan systematik. Konsekvensen blir att det är hopplöst att få översikt, vilket gör att vi dels prioriterar det som brinner mest och dök upp senast, dels lägger för mycket tid på att leta och göra om sånt vi gjort tidigare.

b) Övertro på verktygen - att man tror att allt kommer att bli bra när man skaffat den senaste app:en eller när man köpt en anteckningsbok där man ska ha allt. Tillsammans med verktyg som passar ens person och situation behöver man ha genomtänkta flöden eller rutiner. Man behöver ett smidigt sätt att fånga det man kom överens om i telefonsamtalet under taxiresan, så inte det löftet försvinner iväg någonstans. Man behöver ha tänkt igenom var och hur man ska lagra den information man fick i ett mail, så att man kan kolla upp det man behöver veta precis i rätt läge, t ex när man står där vid incheckningsautomaten.

c) Ad hoc-prioritering - att man inte har en metod för att prioritera rätt, när det är som mest intensivt. Först när vi har tydligt klart för oss vart vi vill att den verksamhet vi arbetar i ska ta vägen på lång sikt och vilka mål just jag behöver uppfylla på kort sikt, kan vi veta vad som är rätt sak att prioritera i ett givet läge. Alltför många vet inte vilka mål de har och därför prioriterar de efter magkänsla eller efter vem som skriker högst, vilket inte behöver vara rätt.

Kan man inte tappa i kreativitet om man har det för strukturerat?
Jag tror inte på att strukturera allt. Visserligen kan en fast form eller tydliga ramar ibland stimulera den kreativa processen, men ofta behöver vi få kreera fritt, utan att bli begränsade, avbrutna eller distraherade. Om vi arbetar strukturerat med alla de där uppgifterna som bara måste funka i verksamheten, får vi mer tid och utrymme till det kreativa skapandet. Vi kan fixa det som ska fixas smidigt genom att använda checklistor och mallar, så vi inte behöver lägga så mycket energi på det. Jag är övertygad om att vi är som mest kreativa när vi känner att vi har ryggen fri. Jag tror på kreativitet driven av lust och inspiration snarare än av stress.

Vilka är dina viktigaste tips för ökad struktur?
Minska ner på antalet olika ställen där du noterar vad du har att göra, där du ser vilka projekt du driver och där du lagrar dokument som du behöver någon gång senare.

Om du har en att-göra-lista, skriv hellre ner många och små uppgifter än få och stora. Då blir listan levande och avbockningsbar istället för en förteckning över dina dåliga samveten.

Dra nytta av vad du gjort tidigare genom att göra mallar och checklistor över hur olika saker görs. Då blir det lättare att göra samma saker nästa gång och du har också lättare att delegera sådant som någon annan kan göra istället för dig (så du får mer tid till de kreativa uppgifterna).

Var tycker du man ska börja om man nästan helt saknar struktur?
Skriv ner vad du har att göra på ett enda ställe, så du har det någon annanstans än i huvudet, i mailen, i kalendern, i obehandlade noteringar från möten etc. Och, läs Strukturbloggen för att få konkreta tips på vad du kan göra härnäst.