Många pratar om det aktivitetsbaserade kontoret, ABW (Activity based working eller workplace) som framtidens sätt att jobba, och många organisationer och företag ligger i startgroparna eller har redan genomfört denna förändring. Men, vad tycker jag som inredningsarkitekt och inblandad i många sådana här processer egentligen om detta? Och hur görs det bäst? För ett kontor byggt på behoven man har, det borde väl ändå vara perfekt! Det finns lite olika sätt att se det på, och det finns metoder man bör följa för att resultatet ska bli bra.

Innebörden är framförallt att bryta upp det traditionella kontoret med enskilda rum eller arbetsplatser. Och istället göra ett kontor där medarbetarna rör sig mellan olika ytor som är anpassade för olika aktiviteter med olika ljudnivåer. Det innebär alltså inte enbart en förändrad rumslig miljö, det innebär framförallt förändring av organisationen och ett förändrat arbetssätt. Ofta är en anledning till valet av denna struktur att det är önskvärt att fler personer interagerar med varandra.

Superkänsligt ämne. Med många följdfrågor. Hur blir man sedd som individ? Hur samarbetar man om man inte ens vet var de andra är? Blir inte kontoret väldigt anonymt? Var skall jag ha mina saker? Och hur vet chefen att du jobbar?

Vad vill man då med detta som arbetsgivare? Vad är vinningen? Vill man erbjuda något annat? Är detta något som kanske attraherar yngre medarbetare ? Vill man följa med sin tid? Dessa frågor behöver få sitt svar. Frågorna är många.

Men visst handlar det också om effektivisering av ytor? Jo, det gör det också. Många kontor gapar idag tomma under veckorna, möteskulturen är här och visst finns det då anledning till att inte ha samma fysiska struktur som tidigare. Speciellt om man faktiskt varken beter sig som tidigare eller har samma behov.

Vinningen ligger i förändringen. Där får många frågor sitt svar. Många av de kontor som genomgått denna har kunnat skapa en bättre organisation och fått en bättre medarbetarnöjdhet som ger högre lönsamhet, parametrar som går hand i hand. Men om förändringen hanteras enbart som ett lokalförändringsprojekt får man inte ta del av de stora vinningarna.

En kritik jag har till vissa företag eller organisationer som planerar att gå över till aktivitetsbaserade kontor är att de inte tar förarbetet på allvar. Det finns ju en svårighet i att ta reda på framtida behov, man vet vad man har men man vet inte allt om arbetssituationen framöver. Gör man inte sin läxa noga här kommer det bakslag som tar lång tid att brygga över. Förarbetet innebär framförallt involvering av de som skall använda miljön, att man främjar deltagande i förändringsarbetet och att alla blir medvetna om ABWs innebörd. Det handlar också om att vaska fram alla behov. Det kan göras på många olika sätt med b.la. workshops och intervjuer. Detta måste ske professionellt av opartisk aktör. Avsikten med blandningen av grupperingar som skapas i ett ABW-kontor gör att personer konfronteras med människor de inte annars hade träffat, då skapas nya kontakter och nya lösningar föds.

Vi har också tyvärr erfarenhet av att man alltför ofta gör aktivitetsbaserat kontor baserat på ett allmänt behov av aktivitetsbaserade ytor, då blir det sällan bra varken för individen eller företaget.

Tyvärr har det ofta blivit så att det presenteras en stereotyp bild av vad en aktivitetsbaserad arbetsplats är. Detta på grund av att de första lösningar som lanserades som behovsstyrda har fått ta mycket plats. Ett välkänt exempel på detta är Googles värld som var baserat på den stimulans kreatörerna på Google var i behov av (och organisationen vågade gå hela vägen i att uppfylla). Det har blivit en arbetsplats där man i stort sett inte behöver gå från jobbet, gränsen mellan fritid och jobb är flytande.

Kontoren på Google är olika beroende på i vilken stad kontoret ligger men gemensamt är att de är extremt lekfulla och temabärande. Till exempel finns mötesrum som är en stiliserad lägenhet på Manhattan eller en kopia av rummet i TV-serien ”Friends”. Det finns rum för bordtennis, hundvänliga ytor, gourmetrestaurang med organiskt odlad mat, rutschbanor mellan våningsplan, brandstegar att klättra på mellan våningsplan etc. osv. i all oändlighet. Detta för att skapa bästa förutsättningar för just sitt arbete. Google har ibland blivit synonymen för det aktivitetsbaserade kontoret och denna syn på att extrem lekfullhet är lika med aktivitetsbaserat kontor har ibland tagit sig i uttryck där de inte hör hemma.

Google säger sig tillföra en extra dimension till de anställdas liv, där de ser att mår de anställda bra, då mår också företaget bra. De har en annan syn på arbetskraften än den vi är van vid. Men det är kanske inte inom den arenan de flesta kontoren i Sverige befinner sig. Kreativa kontor behöver miljöer som stimulerar. Andra typer av kontor behöver också stimulans men på ett annat sätt.

Viktiga generella komponenter att ta hänsyn till på en ny arbetsplats är: människans egna preferenser, rummet och teknikens möjligheter. Alla dessa tre behöver tas om hand om i processen för att den skall bli bra.

Ett aktivitetsbaserat kontor görs inte för att spara utrymme då det måste finnas plats för många olika sorters möten och behov på arbetsplatsen. En tumregel är att det ska finnas minimum 2,7 sittytor per beräknat antal anställda på plats (beläggningsgraden styr). Man måste kunna välja plats, annars faller hela iden med behovsstyrt. Man bör sätta tydliga mentala regler för olika rum (tyst rum, mötesrum etc). Kunskapen om människors beteenden och behov i rum är lika viktig som kunskapen om fysiska objekten i rummen.

Så rådet kring aktivitetsbaserat är ta professionell hjälp i arbetet! Låt förarbetet vara viktigt. De som säljer och levererar möbler kan aldrig bli neutral part i sina utredningar. Vi inredningsarkitekter är neutrala och arbetar för att möjliggöra behoven vi ser till skillnad mot leverantörerna. Det är inte ekonomiska intressen som styr våra val. Vi säljer kunskap, inte produkter.

Ett bonusråd: Tänk efter vilka möbler ni redan har som med smart nyttjande kan få ett andra liv. Lacka om, klä om går att göra med många av möblerna inköpta för offentlig miljö. Tänk inte slit och släng. I ett aktivitetsbaserat kontor finns ännu större möjlighet till professionellt återbruk då man bör skapa varierade miljöer. (Vi på White har lyckats skapa ett nytt kontor för 700 personer med 86% återbrukade möbler.) Förändring behöver inte betyda nytt av allt. Tänk nytt men tänk också smart. Detta är både ekonomiskt och följer de miljömål vi som land, län och stad vill ha.

Själv då? Nej jag kan inte sitta i ett aktivitetsbaserat kontor. Jag har så många taktila prover för alla projekt så det vore omöjligt :)

Susanna von Eyben
Inredningsarkitekt SIR/MSA,White arkitekter AB