På mina arbetsdagar möter jag människor i allsköns olika verksamheter som sysslar med oerhört disparata saker. Jag är struktör och jag hjälper andra förbättra strukturen i sitt arbete så att de får smidigare jobbvardagar.

De jag möter upplever ofta att de inte har nog med tid till vad de vill få gjort. Tiden räcker inte till. Vardagen är så intensiv, jobbet tar aldrig slut, det är så mycket hela tiden, alltid är det nå’t.

Man kan tro att denna upplevelse är typisk för vår tid och att det nu är mer av allt än någonsin tidigare. Det är en sanning med modifikation. Nog tycks informationsflödet för de flesta av oss vara starkare än förr, men upplevelsen av att ”det är mycket” har vi haft sedan länge. Enligt historikern Toby Lester hade Leonardo da Vinci en att göra-lista redan på 1490-talet för att hålla koll på vad han hade att göra. En av mina läsare städade vinden och fann mars/april-numret 1945 av månadstidningen ”Allt i fickformat” och däri en artikel med rubriken ”Öka arbetsförmågan! Hinner ni allt ni skall? Är ni effektiv? Om inte, varför?”. Från danska Skævinge spred Claus Møller sitt ”Time Manager”-koncept redan 1975, genom en skrift som knappt nämner elektroniska verktyg alls.

Men, det som ändå sätter en särskild prägel på vår tid är att verktygen för att få saker gjort - ensamma och i samarbete med andra - blir fler och fler i ett allt högre tempo.

Vi arbetar i Jira, Slack, Trello, Skype, Yammer, Planner, Sharepoint, Dropbox, Google Drive, Wunderlist, Todoist, To do, 2do, Toodledo. You name it, we use it.

Detta fenomen är fantastiskt förtjusande och fasansfullt förödande.

Förtjusningen

Det finns så mycket att glädjas över när det gäller det här.

Något just för dig
Att verktygen är så många (och blir än fler) ger oss möjligheter att hitta just det som passar oss och vårt arbetssätt. Genom mitt arbete har det blivit uppenbart för mig att även om vi i mångt och mycket delar behovet av en god struktur och smidighet i arbetsvardagen, är det en fördel om valet av verktyg kan vara personligt. För, vi har olika personligheter och trivs med olika verktyg, även om verktygen i sig gör ungefär samma sak. Det är när vi trivs med verktyget som det hjälper oss utan att göra oss frustrerade.

Möjligheterna till det är fler nu än tidigare.

Nya lösningar ofta
Tjänsterna och verktygen utvecklas så fort nuförtiden och ofta släpps nya versioner, vilket är toppen. Ofta ramlar det då ner en gåva i form av en ny funktion som lätt löser ett litet detaljproblem som verkligen irriterat oss. Andra användare har också upplevt samma bekymmer och därför finns det nu en lösning och vår vardag blir ett litet snäpp smidigare. Vi kan nu få saker gjort med ännu något mindre ansträngning.

När och var som helst
För många av oss är vardagen alldeles digital. För allt fler hör högar och pappersstökiga skrivbord till historien. Vi kan än mer arbeta var vi vill. Många har inte en fysisk arbetsplats, ett skrivbord som är just deras, utan arbetet kan utföras lika bra på många olika ställen. När vi blir mindre beroende av en fysisk arbetsplats, kan också arbetet alltmer göras när som helst. Jag ser att jobbrelaterad kommunikation sprider sig över dygnet och veckan. Det tycks inte vara tabu att jobbmaila på helgen längre.

Det är bra att vi blir friare att arbeta var och när vi vill, för då får vi än större möjligheter att hitta en arbetsrytm i stort och i smått som passar just oss och just det jobb vi har. Vi samarbetar framgångsrikt med folk över hela världen i andra tidszoner än vår. Vad säger att vi måste arbeta i samma ”arbetstidszon” bara för att vi arbetar i samma stad?

Förödelsen

Farorna med fenomenet är dock flera och de innebär alla att vi lätt upplever att tiden inte räcker till.

Konversationerna
Vi konverserar i alltfler kanaler. Vi blir kontaktade och startar samtal via mail, på LinkedIn, på Facebook, på Twitter, på Instagram, via SMS och vi spelar voicemail-pingpong.

Eftersom verktygen tillåter att vi inte för samtalen i realtid, har vi i varje stund pågående, oavslutade konversationer i många kanaler samtidigt. Vi har tid, men vi känner oss ändå jagade, för alltid är det någon som väntar på svar från oss någonstans och därför upplever vi att vi trots allt inte har tid att vara så snabbsvarande som vi skulle önska.

När det är vi ”som har bollen” håller vi koll på att vi kommer ihåg att komma tillbaka och svara. När vi har svarat håller vi koll på om den andra svarar - åtminstone om den inte svarar direkt och det samtidigt är viktigt för oss att samtalet inte rinner ut i sanden (kanske handlar det om ett uppdrag!).

Vi vill ha tid att tänka, men vi lägger tid på att hålla koll.

Allt vi inte ännu gjort
När vi samarbetar i många olika verktyg, är det lätt hänt att vi noterar här och var att vi ska komma ihåg att göra något. Vi skriver det direkt i dokumentet som ska redigeras, i kundens projektverktyg, i anteckningsfunktionen i telefonen, i ett mail till oss själva, ja, lite varstans.

Förfärande många jag möter har ingenstans där de kan se allt de har att göra, i en enda överblicksvy. Då är det svårt för oss att kunna konstatera att vi har ryggen fri, att vi inte missat något och att det inte är något vi borde göra istället för det vi just nu gör.

Alltså låter vi huvudet bli den samlande ytan där vi håller koll, i brist på annan plats. Där påminner vi oss om och om igen om allt vi inte får glömma, som tillsammans med de oavslutande konversationerna blir de lösa trådar som den ryska 20-tals-psykologen Bluma Zeigarnik fann tar plats och mentala resurser i anspråk för oss - alldeles i onödan. Hela tiden upplever vi att vi ”är på” och vi har svårt att koppla av och känna oss alldeles lediga.

Vi vill ha tid att tänka, men vi lägger tid på att hålla koll.

Sparandet
Det finns så många platser och tjänster vi kan spara data och dokument på och i. I något projekt sparar vi där, i ett annat samarbete här. Den nya kunden använder en tjänst och internt sparar vi i en annan. Förut lagrade vi i det ena (och där ligger det fortfarande kvar), men från och med nu ska vi använda det andra.

Vi sprider det material vi behöver och det vi i stunden skapar på flera ställen, så risken är att vi inte kommer ihåg exakt var vi skrev just det där som vi söker nu. Vi hittar det inte, så vi skriver om det igen, fastän vi skrivit det tidigare. Eller, vi letar efter det och vi hittar det till slut, men det tog tid.

Vi vill ha tid att få saker gjort, men vi lägger tid på att leta eller göra om.

Det fantastiska utan det fasansfulla

Att få njuta det fantastiska av fenomenet bygger på att vi själva var och en av oss skapar den struktur som passar just oss. När möjligheterna är många behöver vi än mer själva sätta gränser, regler och former för hur vi arbetar, var, när och med vilka verktyg.

Det fasansfulla får vi om vi tar allt som bjuds och försöker göra allt som går med det, närhelst det går. Då blir tillvaron splittrad, vi känner oss alltid ”i tjänst”, vi är aldrig helt lediga och vi upplever att vi inte har någon tid - eller i alla fall den tid vi önskar.

Fem struktursteg framåt

Som jag ser det, tar de här fem stegen oss i rätt riktning - redan idag, om vi vill:

1. Bestäm dig för när du ska vara tillgänglig i vilken kanal och hur snabbt du då ska svara (eller, snarare, hur länge det är OK att du dröjer med svar). Då kan du få stunder av fri tanke och känslan av att ha ryggen fri, även om du ännu inte svarat på allt. Vill du göra din egen variant av Volkswagens grepp att stoppa mailflödet utanför arbetstid, använd en mailplugin som MailButler (OS X).

2. Flytta konversationer till den kanal du föredrar mest. Då behöver du inte ”hålla koll” på så många olika ställen. Bara för att ett samtal börjar i en kanal, behöver det inte fortsätta och slutföras där. Får jag en förfrågan i LinkedIns meddelandefunktion, slussar jag över konversationen till min mail, för där är jag mest.

3. Samla ihop noteringar om det du har att göra till ett enda ställe, så att du på ett bräde kan se allt du vill göra och/eller har lovat att göra. Finns noteringarna idag i några olika verktyg, använd en tjänst som Zapier för att automatiskt samla ihop dina att göra-uppgifter från olika håll.

4. Gör vad du kan för att spara dokument och annan data i få tjänster. Om inte annat, gör en karta över vad du har var. Visst går det att söka, men det finns en anledning till att vi hittar rätt med hjälp av karta och inte med ett alfabetiskt gaturegister när vi är på långhelg i Paris.

5. Sätt en regel för hur mycket du ska arbeta. Hur många timmar i veckan är nog? Om ditt jobb går upp och ned i intensitet, hur många arbetstimmar ska du ha på månads- eller årsbasis? För oss ambitiösa är det värdefullt att bestämma oss för när det är nog. ”Närsomhelst” kan annars innebära ”hur mycket som helst”.

Så tänker jag. Hur tänker du? Jag är idel öra.

 

David Stiernholm, struktör